Hinweis: Diese Vorlage dient als Muster für die Vertragsbestätigung per E-Mail. Ersetzen Sie alle Platzhalter (rot markiert) mit den tatsächlichen Kundendaten, bevor Sie die E-Mail versenden.
Anleitung zur Verwendung
1. Wann verwenden?
- Nach telefonischem oder persönlichem Erstgespräch mit dem Kunden
- Nach Eingang einer schriftlichen Auftragserteilung
- Vor Beginn der Arbeiten an der Website
2. Was ist zu tun?
- Kopieren Sie die E-Mail-Vorlage unten
- Ersetzen Sie alle [PLATZHALTER] mit den korrekten Daten
- Fügen Sie die rechtlichen Dokumente als PDF-Anhänge hinzu
- Senden Sie die E-Mail an den Kunden
- Archivieren Sie die gesendete E-Mail als Vertragsnachweis
3. Pflicht-Anhänge
- ✓ AGB (agb.html als PDF)
- ✓ Widerrufsbelehrung (widerruf.html als PDF)
- ✓ Datenschutzerklärung (datenschutz.html als PDF)
- ✓ SEPA-Lastschriftmandat (zum Ausfüllen und Zurücksenden)
E-Mail-Vorlage
Betreff: Vertragsbestätigung Website-Hosting - [KUNDENNAME]
Sehr geehrte/r [Herr/Frau] [NACHNAME],
vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihren Auftrag zur Erstellung und zum Hosting Ihrer Website im Rahmen unseres Abo-Modells.
Hiermit bestätigen wir den Abschluss des folgenden Vertrages:
Vertragsdetails
| Kunde: | [VORNAME NACHNAME] |
| Firma: | [FIRMENNAME] (falls zutreffend) |
| Adresse: | [STRAßE HAUSNR, PLZ ORT] |
| E-Mail: | [kunde@email.de] |
| Telefon: | [TELEFONNUMMER] |
| Vertragsnummer: | [WH-2024-XXX] |
| Vertragsschluss: | [TT.MM.JJJJ] |
Leistungsumfang
- Erstellung einer individuellen, responsiven Website
- Domain: [www.kundenwebsite.de]
- Hosting auf sicheren Servern mit SSL-Verschlüsselung
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Wartung
- Technischer Support per E-Mail und Telefon
- [Weitere vereinbarte Leistungen aufführen]
Preise und Zahlungsbedingungen
| Einmalige Setup-Gebühr: | 299,00 € (inkl. USt.) |
| Monatliche Abo-Gebühr: | 45,00 € (inkl. USt.) |
| Mindestlaufzeit: | 24 Monate |
| Vertragsbeginn (Go-Live): | [Voraussichtlich TT.MM.JJJJ] |
| Vertragsende (frühestens): | [TT.MM.JJJJ + 24 Monate] |
Zahlungsweise: Die Setup-Gebühr ist vor Beginn der Arbeiten per Überweisung fällig. Die monatliche Abo-Gebühr wird jeweils zum Monatsersten per SEPA-Lastschrift eingezogen.
Nächste Schritte
1. SEPA-Lastschriftmandat
Bitte füllen Sie das beigefügte SEPA-Lastschriftmandat aus und senden Sie es uns unterschrieben zurück (per E-Mail als Scan oder per Post).
2. Bezahlung der Setup-Gebühr
Bitte überweisen Sie die einmalige Setup-Gebühr von 299,00 € auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: Sören Ottenjahn
[IBAN: DE XX XXXX XXXX XXXX XXXX XX]
[BIC: XXXXXXXX]
[Bank: XXXX Bank]
Verwendungszweck: [WH-2024-XXX] Setup-Gebühr
3. Bereitstellung der Inhalte
Sobald die Setup-Gebühr eingegangen ist, beginnen wir mit der Erstellung Ihrer Website. Hierfür benötigen wir von Ihnen:
- Texte für die einzelnen Seiten
- Bilder und Logos (hochauflösend)
- Kontaktdaten, die auf der Website erscheinen sollen
- Gewünschte Farbschemata oder Designvorstellungen
- [Weitere benötigte Materialien]
4. Projektablauf
Nach Zahlungseingang und Erhalt aller Materialien beträgt die voraussichtliche Fertigstellungszeit [2-4 Wochen]. Sie erhalten regelmäßige Updates und können während der Erstellung Feedback geben.
Widerrufsrecht (nur für Verbraucher)
Wichtiger Hinweis: Als Verbraucher haben Sie ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Die vollständige Widerrufsbelehrung finden Sie im Anhang dieser E-Mail.
Wenn Sie möchten, dass wir bereits vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Erstellung Ihrer Website beginnen, bestätigen Sie dies bitte durch Antwort auf diese E-Mail. Bitte beachten Sie, dass Sie bei vollständiger Fertigstellung innerhalb der Widerrufsfrist Ihr Widerrufsrecht verlieren.
Rechtliche Dokumente
Im Anhang dieser E-Mail finden Sie folgende Dokumente, die Bestandteil unseres Vertrages sind:
- Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
- Widerrufsbelehrung
- Datenschutzerklärung
- SEPA-Lastschriftmandat (zum Ausfüllen)
Bitte lesen Sie diese Dokumente sorgfältig durch. Mit der Bezahlung der Setup-Gebühr bzw. der Bestätigung, dass wir mit den Arbeiten beginnen dürfen, erkennen Sie diese Bedingungen an.
Fragen?
Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung:
Telefon: 040-644 26 714
E-Mail: office@PCmobil24.de
Website: www.pcmobil24.de
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen und darauf, Ihre professionelle Website zu erstellen!
Mit freundlichen Grüßen
Sören Ottenjahn
PCmobil24 - PC Notdienst Hamburg
Lübecker Str. 13c
22087 Hamburg
Tel: 040-644 26 714
E-Mail: office@PCmobil24.de
Web: www.pcmobil24.de | www.abo-host.de
USt-IdNr.: DE 76 905 314 818
Checkliste vor dem Versenden
✓ Vor dem Versenden prüfen:
- ☐ Alle [PLATZHALTER] ersetzt
- ☐ Kundendaten korrekt (Name, Adresse, E-Mail)
- ☐ Vertragsnummer vergeben und eingetragen
- ☐ Datum für Vertragsschluss eingetragen
- ☐ Domain-Name korrekt
- ☐ Leistungsumfang vollständig beschrieben
- ☐ Bankverbindung eingetragen
- ☐ Voraussichtliche Fertigstellungszeit realistisch
- ☐ Alle PDF-Anhänge beigefügt (AGB, Widerruf, Datenschutz, SEPA-Mandat)
- ☐ Rechtschreibung und Grammatik geprüft
Archivierung
Speichern Sie die gesendete E-Mail samt Anhängen für mindestens 10 Jahre ab Vertragsende (steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 AO).
Stand: Dezember 2024 | Version 1.0